英語のメールで返品・交換依頼をする際に使われる表現


個人では海外通販を利用した場合、ビジネスでは発注した商品に問題があった場合、取引先に商品の返品・交換の依頼を行うと思います。今回はその際英語のメールで使える表現をいくつか紹介していきます。

▼メール文面に記載する内容

    1. 商品を受け取ったこと
    2. 商品の注文日や注文番号
    3. 問題の内容・返品や交換の理由
    4. 相手に求める対応

▼返品・交換依頼する際の表現例

  • I have received/got the item I ordered.
    (注文した商品を受け取りました。)
  • The reason for the return is that~
    (返品の理由は~です。)
  • The products you sent don’t meet our regulations.
    (貴社に発送いただいた商品は弊社の規格に合いません。)
  • I’m afraid that the item you sent me was defective/damaged.
    (送っていただいた商品は残念ながら欠陥品でした/破損していました。)
  • ship back/return the item
    (商品を返品する)
  • Postal fee will be covered by you.
    (送料は負担していただきます。)
  • Thank you for your effort and cooperation.
    (お手数をおかけ致しますがご協力お願い致します。)
  • I hope to hear from you soon./I look forward to hearing from you soon.
    (お返事をお待ちしております)
  • I’m looking forward to your prompt reply and quick handling of my reqest.
    (すばやいお返事と迅速な対応を期待しています。)

▼返品・交換依頼する際のメール文面例

    Subject:Replacements required for Order #123-456

    Dear Customer Service,
    ABC Electronics

    I ordered the laptop PC in black through your online shop on Feburuary 14, but the one I received today was white.I would like to send back white laptop PC and receive black one instead.
    For your reference,order #:123-456

    I look forward to hearing from you soon.

    Regards,

    Taro Eigo

    件名:注文番号123-456の交換のお願い

    ABCエレクトロニクス
    カスタマーサービス様

    2月14日に貴社のオンラインショップで黒のラップトップ・パソコンを注文しましたが、今日受け取ったのは白いものでした。白のラップトップ・パソコンは返品し、黒のものを代わりに送っていただきたいです。
    参考までに、注文番号は123-456です。
    お返事をお待ちしております。

    よろしくお願い致します。

    英語太郎

ポイントとして、件名もメールの内容がすぐ分かるようにし、1日に何十件もメールを取り扱うカスタマーサービスの職員の目に留まりやすいよう工夫すると良いでしょう。

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