英語のメールで議事録を送信するときのメール文面例


英語のメールではどのように会議の議事録送信のお知らせをしたらよいのでしょうか。メール文面に盛り込むべき内容・例文をあげながら解説していきたいと思います。

    ▼メール文面に盛り込むべき情報
    1.会議参加のお礼の言葉
    2.議事録を添付したこと
    3.修正点があったり、不明な点があった場合は連絡してほしいということ

    ▼会議参加のお礼の表現例

  • Thank you for joining/attending/coming to the meeting the other day.
    (先日は会議に参加して下さり/ご出席/お越しいただき、ありがとうございます)
  • Thank you for taking your time out of your busy schedule to meet with us today.
    (本日はお忙しい中、打ち合わせの機会を下さり、ありがとうございました。)
    ▼議事録を作成・添付したお知らせの表現例

  • I’ve attached a copy of the meeting minutes to this e-mail.
    (議事録のコピーをこのメールに添付致しました。)
  • Please find the attached Minutes of Meeting held on Feburuary 4.
    (2月4日の議事録を添付しましたのでご確認ください。)
  • ※会議の議事録はMinutes of Meetingといいます。MoMまたはM.O.Mと略されることもあります。

    ▼修正点・不明点の連絡のお願い表現例

  • If there are any mistakes or questions/something unclear,please let me know.
    (誤りや質問/不明な点がありましたら、お知らせ下さい。)
  • If there are any points to be revised or added, please let me know by Friday.
    (修正や追加すべき点がありましたら、金曜日までにお知らせください。)
    ▼議事録送信時のメール文面例
    Subject:2/4 Minutes

    Dear Peter Smith,
    ABC Company

    Thank you for attending the meeting held on Feburuary 4.We had a productive exchange of ideas at the meeting, and it was beneficial for us all.
    Please find the attached Minutes of Meeting.If there are any mistakes or something unclear, please let me know by tomorrow afternoon.

    Best regards,

    Taro Eigo
    ABC Electronics

    件名:2月4日の議事録

    ピーター・スミス様
    ABCカンパニー

    2月4日は会議にご参加いただきありがとうございます。会議では実り多き意見交換ができ、大変有意義でした。
    議事録を添付しましたのでご確認ください。もし何か誤りや不明な点がありましたら明日の午後までにお知らせ下さい。

    よろしくお願い致します。

    英語太郎
    ABCエレクトロニクス

上記の例にあるように、議事録を送信する際のメールは必要なことだけを簡潔に連絡するように心がけましょう。議事録を送信したメンバーから修正点などフィードバックをもらった場合は、修正を加えた議事録を再度送信する必要があります。

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