英語のメールでリマインドするときに使われる表現:リマインダーメールの書き方


相手になにかを催促する場合や、締め切りや約束を忘れないように思い出させようとする場合に、「リマインダーメール」を送ることがあると思います。
英語のメールで相手にリマインドする際に使われる表現はだいたい決まっており、下にいくつか表現例を挙げてみました。

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    ▼件名に使われる表現例

  • Re:final quick reminder(最終確認)
  • Re:appointment reminder(打ち合わせの確認)
  • Re:reminder:Jess’s Birthday Party(確認:ジェスの誕生日パーティー)

※リマインダーメールは前に送ったメールに返信する形で送りましょう。

    ▼本文に使われる表現例

  • This is just a friendly reminder that ~(~について念のためお知らせいたします)
  • This is just to let you know that ~(~について念のためお知らせいたします)
  • I am sure you recall that~(~について覚えていらっしゃるとは思いますが)
  • This is my second e-mail just in case you haven’t read it.(読んでいなかったかもしれないので一応お伝えしますと、これは再送メールになります)
  • The deadline for application is Feburuary 4, as I mentioned in an earlier mail.(この間のメールでお伝えしましたとおり、応募の締め切りは2月4日となります)
  • I would appreciate your reply.(返事をいただけると幸いです)
  • Your prompt responce is greaty appreciated.(早急なご返信をお待ちしております)
    ▼面会予定日のリマインダーメールの例
    Subject:Re:appointment reminder

    Dear, Peter Vick

    This is just a friendly reminder that you have an appointment on Friday, 4 Feburuary 2012 10:00 AM with Ms.Hanako Miyakoshi, at PP Electronics.If you are unable to keep this appointment, please call PP Electronics at +81-3-12XX-56XX at your earliest convenience. We look forward to seeing you soon. Thank you.

    Sincerely,

    Taro Eigo

    件名:Re:面会のご確認

    ピーター・ビック様

    2012年2月4日金曜日の午前10時に、PPエレクトロニクス社にて宮越花子様と面会のご予定がありますことを、念のためお知らせ致します。もしこの面会の約束が守れなくなった場合は、ご都合が付き次第PPエレクトロニクス社(81-3-12XX-56XX)にご連絡下さい。ピーター様にお会いできることを楽しみにしております。よろしくお願い致します。

    敬具

    英語太郎

リマインダーメールの中でも、相手に催促する内容のリマインダーを送る際は、上記で上げた「念のためお知らせいたします」や「覚えていらっしゃるとは思いますが」のような控えめな表現を用いることで相手に高圧的な印象を与えないようにするができます。ぜひ実践してみてください。

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