貿易実務の英語のメールで使える表現:荷物の納期回答、納期遅れ、発送状況の報告


貿易実務の一つとして、英語のメールで荷物の納期や発送状況を聞かれた場合、納期の遅れ・遅延を報告する場合は、どのような表現を用いて連絡・回答をすればいいのでしょうか。下記で具体的な例をあげながら表現を紹介していきたいと思います。

▼納期回答をする場合:冒頭あいさつ 「お問い合わせありがとうございます」

  • Thank you for your inquiry.
  • I appreciate your inquiry.

▼納期回答をする場合:着荷日を伝える
英語のメールで納期回答をする場合、荷物を発送する日または荷物が取引先に着荷する日次を記載する必要があります。

  • We plan to deliver the goods for PO#123 on Novermber 11.
    (注文番号123は11月11日に着荷予定となっております。)
  • Delivery of this product will take a few months.
    (この製品の納期は2,3ヶ月かかります。)
  • Expected delivery time will be in five-eight business days.
    (配送は5~8営業日を見込んでおります。)

▼納期回答をする場合:出荷可能日を伝える

  • The shipment date for PO#442444 will be June 7.
    (注文番号442444の出荷予定日は6月7日になります。)
  • Your order #123 will be shipped during the first week of August.
    (注文番号123は8月の第一週目に出荷予定です。)
  • We are planning to ship on January 25.
    (1月25日に発送予定となっています。)

▼納期遅延を伝える場合
納期遅れの報告をする場合は、一般的にその理由も一緒に明記することが求められます。

    <納期遅れを報告する文例>

  • We regret to inform you that we may not be able to keep the timely delivery.
    (納期を守れない可能性があることを残念ながらお伝えします。)
  • We would like you to accept a three-week delay.
    (3週間の出荷延期をお願い致します。)
  • Could you accept an extension of the shipment date by two weeks.
    (どうか2週間出荷を延期させていただけませんでしょうか。)
  • <納期遅延の理由文例>

  • due to our quality trouble (品質問題のため)
  • because of our production delay. (生産遅延のため)
  • Because XX is out of stock,~. (XXの生産が追いついていないため)
  • XX is running behind schedule,so~. (XXのスケジュールが遅れているので)
  • <納期遅れに対する謝罪文例>

  • We apologize for the inconvenience.
    (ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。)
  • We deeply regret we have found it difficult to get orders filled on time.
    (貴社の注文を予定通りに納入することが難しくなってしまい、誠に申し訳ございません。)

納期遅延の理由を説明した後は、「可能な限り早く顧客に商品を出荷できるよう最善の努力をしている」、などの文章もあるとより丁寧なメール対応になるでしょう。

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