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英語メールの休暇案内(夏休み)や不在通知の書き方・雛形

英語のビジネスメールで、社内・取引先・お客様向けに自社の休暇案内や不在通知の連絡をすることがあると思います。休暇案内や不在通知のメール文面作成にあたって、含むべき情報、表現例、メール雛形を記載しましたので、参考にしてみて下さい。

▼1-1休暇案内のメール文面に記載すべき情報

  • 休暇期間
  • 営業開始日
  • 休暇中の連絡先、対応

  • ▼1-2休暇案内のメールで使える語

    • 夏休み(夏季休暇):the summer holidays [vacation]
    • 年休:annual holiday

    ▼1-3休暇中案内のメールに記載する連絡先、対応

    • During the holiday our mail server will remain open to receive your email.
      休暇中もメールサーバーは稼動しておりますのでメールの受信は可能です。
    • During this time, please send Email to XXXX@XXX.com, we will check the Email every day.
      この期間中は[アドレス]までご連絡ください。メールのチェックは毎日いたします。

    ▼1-4会社として送る休暇案内メールの書き方
    会社として送る場合には主語を「We」にします。

    表現例

    • Our company will be closed for summer holidays from mm/dd/yyyy(日付), to mm/dd/yyyy(日付).

    書き方例

    Dear Customer,

    We would like to inform you that we would be having National Public Holiday from Friday the 13th of December 20XX to Wednesday the 16th of December 2012. All orders pending before the holiday date will be completed on time.

    Please plan your orders and schedule accordingly. Thank you.

    ABC Company

    ▼2-1個人が不在通知を知らせるメール文面の書き方
    <盛り込むべき事項>

  • 不在期間
  • 返信をお待たせすることに対する謝罪
  • 急用の場合の代わりの連絡先
  • <不在期間を知らせる例文>

    • I am out of the office until February 8th.
      (2月8日まで留守にしております。)
    • I will be out of the office from February 1st to Feburuary 7th, and will be back on 8th.
      (2月1日から2月7日まで不在にしております。2月8日に戻ります。)
    • I am currently on a business trip, and will return on 8 Feburuary.
      (ただいま出張中です。2月8日に戻ります。)
    • I am on holiday and will return March 3rd.
      (3月3日まで休暇のため留守にしております。)

    <返信をお待たせすることに対する謝罪文の例>

    • I have a limited e-mail access.
      (メールのアクセスが限られます。)
    • I have no access to my E-mail.
      (メールを開くことができません。)
    • With the apologies for the inconvinience.
      (ご不便をお掛けいたしますがよろしくお願い致します。)
    • Apologies for the delay in responding.
      (返信が遅れますことをお詫び申し上げます。)
    • ご不便をお掛けし、申し訳ございません。
      (Sorry for any inconvenience.)

    <急用の場合の代わりの連絡先を知らせる文の例>

    • I will reply to you as soon as possible.
      (戻り次第すぐにご連絡致します。)
    • For urgent matters,/If you need immediate assistance, please contact Mr. Kimura.
      急用については/緊急の場合は木村までご連絡頂きますようお願い致します。
    • Please contact me on the mobile phone for urgent matters: +81(0)80-1234-5678
      緊急の場合は携帯までご連絡いただきますようにお願い致します。

    書き方例

    Dear sir/madam,

    Thank you for your message.I am out of the office until February 11th and have no access to my E-mail. For urgent matters, please contact Mr.Matsuda.
    With the apologies for any inconvinience.

    各位

    ご連絡ありがとうございます。2月11日まで不在にしており、メールの確認ができません。緊急のご用件でしたら、松田までご連絡下さい。
    ご不便をお掛けいたしますがよろしくお願い致します。



    This entry was posted on Wednesday, December 12th, 2012 at 6:04 pm and is filed under 英文メールフォーマット・テンプレ. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. Both comments and pings are currently closed.

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