英語のメールにおける予約変更、キャンセルのための書き方


▼(ホテルなどの)予約をキャンセルしたい場合の書き方
自分が客であるという立場上、キャンセルする理由をあまり具体的に述べる必要はありません。
代わりに自分の予約番号(confirmation no.)などが手続きの際に必要な場合が多いので忘れずに書きましょう。
他に下記のような情報を書いておくと手続きが首尾よく進みます。

  • 名前
  • 予約番号
  • 予約日時
  • 連絡先

Dear Hotel ABC

I am afraid that I must cancel my reservation on 12 May 2012 to 13 May 2012 due to change of my schedule.
My confirmation is listed below:
Name: Anna Tanaka
Confirmation no.: XXXXXXXXXX
Phone no.: xxxxxxxx

Please confirm my cancellation by return.

Regards,

Anna

▼(ホテルなどの)予約を変更したい場合の書き方
上記と同じように下記のような情報が必要となります。

  • 名前
  • 予約番号
  • 旧予約日時
  • 変更を希望する日時
  • 連絡先

Dear Hotel ABC

I am writing to request for a change of my reservation.
I would like to change the date of my stay for 18 Nov 2012 to 19 Nov 2012 for two people.

My reservation information is as below.
Name: Anna Tanaka
Confirmation no.: XXXXXXXXXX
Phone no.: xxxxxxxx

Kindly let me know when my change is confirmed.

Regards,

Anna

キャンセル料が発生するなど、相手からの確認連絡が必ず必要な変更の場合は、
「Kindly let me know when my change is confirmed.」(変更を確認したら返信にて連絡ください。)などの一文を添えることを忘れないようにしましょう。

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